Archiefopslag in Amersfoort

POT beheert gemiddeld tussen de 150 en 200 archieven voor bedrijven en instellingen. Dat gaat een stukje verder dan een stapel dossiermappen in een archiefdoos. Melchior Blok, directeur van POT Verhuizingen & Logistiek, vertelt over de archiefopslag bij POT in Amersfoort.

Melchior: “Het begint vaak met een verhuizing van een bedrijf of organisatie. Dan blijkt ineens hoe enorm het archief is dat in de loop van de jaren is opgebouwd en bewaard. Dat is de aanleiding dat er binnen de organisatie vragen opborrelen. Moet dat allemaal mee? En zo ja, hoe dan? Moeten we het wel bewaren of slaan we het op in een externe archiefopslag?”

Vragen waarmee POT inmiddels veel ervaring heeft en graag over meedenkt. POT slaat niet alleen archieven op, maar begeleidt ook bij het antwoord op de vragen: wat bewaar je, wat bewaar je niet? En hoe maak je je archief het best opvraagbaar?
Melchior: “We denken proactief mee over archiefopslag. Bij het archief zijn in bedrijven vaak veel verschillende afdelingen betrokken, dat maakt het soms ingewikkeld om keuzes te maken. Wij hebben alle informatie over bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijn, dat is soms al een goede start om na te denken over wat je met een deel van je archief doet. Zijn er delen van het archief echt niet meer nodig? Dan kunnen wij dat op gecertificeerde wijze vernietigen. Maar digitaliseren is ook een optie. Ook dat kunnen wij helemaal uit handen nemen.”

POT heeft in haar magazijn in Amersfoort zo’n 12.000 palletplaatsen waar archieven beveiligd opgeslagen kunnen worden. Niet alleen tijdens de verhuizing, maar ook daarna. Kun je er dan nog wel bij als je iets nodig hebt?
Melchior: “Jazeker, razendsnel zelfs als het moet, en in elk geval binnen 24 uur zijn documenten opvraagbaar. We hebben het met de klant vooraf goed over hoe we het archief opslaan. Hebben ze daar zelf een fijn systeem voor, dan houden we ons daar aan. Zo niet, dan kunnen wij meedenken over een database. Ook digitaliseren kan daarbij soms groot verschil maken.”