Gaat jouw organisatie binnenkort verhuizen?

Je bedrijf verhuizen: het is iets wat over het algemeen (gelukkig) niet al te vaak voorkomt. Dat is ook precies de reden waarom je er goed over moet nadenken hoe je dit gaat regelen. De uitvoering laat je uiteraard doen door een erkend verhuisbedrijf maar hoe zit het met de coördinatie van de verhuizing? Neem je die als facility manager zelf in handen of ga je die uitbesteden aan een externe partij? In mijn ervaring is het soms prima mogelijk om het zelf te doen. In deze blog vertel ik je wat de voor- en nadelen hiervan zijn én geef ik je een aantal tips.

De voordelen

  • Je hebt alles in eigen hand.

Jij bent in control. Er zijn korte lijnen met de betrokken medewerkers binnen je eigen organisatie waardoor je snel kunt schakelen. Je hoeft verder geen externe partij in te werken en ook gedurende het verhuisproces hoef je daar niet mee te communiceren, dus dat levert je tijdswinst op.

  • De directe kosten zijn lager.

Je bespaart je de kosten van het inhuren van een externe partij. Daar staat tegenover dat het inhuren van een externe partij zich zeker zal terugverdienen in het hele verhuisproces, maar dat is natuurlijk indirect.

  • Jij plukt zelf de vruchten.

Als de zakelijke verhuizing goed verloopt, ben jij zelf degene die de schouderklopjes zal krijgen.

De nadelen

  • Het kost je veel tijd.

Je verkijkt je er vaak op hoeveel tijd het kost om een verhuizing te regelen. Zeker als je daarnaast ook nog al je andere werkzaamheden moet doen. Een zakelijke verhuizing is eigenlijk niet iets wat je er zomaar even bij kunt doen.

  • Het vergt specialistische kennis.

Het regelen van een zakelijke verhuizing is een vak apart. Zeker als het gaat om complexe verhuizingen die veelomvattend zijn. Het is de vraag of jij als facility manager over die kennis beschikt.

  • Er is een risico op bedrijfsstilstand.

Het is natuurlijk nooit de bedoeling maar stel dat je niet alles overziet en door onvoorziene omstandigheden alsnog het bedrijf (deels) stil komt te staan, dan zijn hier aanzienlijke kosten mee gemoeid.

  • Jij hebt de eindverantwoordelijkheid.

Als er iets mis gaat tijdens de zakelijke verhuizing, dan ben jij degenen die er op wordt aangesproken.

Tips

Het is belangrijk bovenstaande voor- en nadelen goed in overweging te nemen. Kies je ervoor om als facility manager de uitdaging zelf aan te gaan en ga je de zakelijke verhuizing zelf coördineren? Dan heb je wellicht iets aan de volgende tips:

1. Maak er voldoende tijd voor vrij

Zoals gezegd doe je een zakelijke verhuizing er niet even bij. Het kost ontzettend veel tijd om alles in goede banen te leiden, o.a. door zorgvuldige communicatie met interne medewerkers én betrokken externe partijen (zoals aannemers en leveranciers). Reken vooral een beetje ruim zodat je achteraf niet in tijdnood komt.

2. Zorg dat je beschikt over de benodigde kennis

Ongetwijfeld heb je als facility manager de nodige inhoudelijke bagage maar aangezien je bedrijf niet zo vaak verhuist, kan het zijn dat je specialistische kennis tekort komt. Je moet letterlijk overal aan denken: van contracten en installaties tot projectplan en indelingen. Wees dus eerlijk tegen jezelf in hoeverre je deze kennis echt in huis hebt.

3. Zorg voor draagvlak binnen je organisatie

Wees je er van bewust dat gedurende het verhuisproces vele keuzes moeten worden gemaakt, ook keuzes die wellicht wat minder goed vallen binnen je organisatie. Denk aan de plek waar mensen komen te zitten, de locatie waar je bedrijf naar toe verhuist, welke leveranciers al dan niet meegaan e.d. Soms is het makkelijker om dit soort keuzes te maken samen met een externe partij die minder binding heeft met jouw organisatie.

4. Schakel op tijd een verhuispartner in

Voortbordurend op tip 2: veel verhuisbedrijven beschikken over een schat aan kennis en ervaring. Voor hen is een zakelijke verhuizing iets wat ze dagelijks doen. Je zou wel gek zijn om daar niet gebruik van te maken. Benader het verhuisbedrijf in een zo vroeg mogelijk stadium zodat je hier zo veel mogelijk van kunt profiteren. Het verhuisbedrijf denkt graag met je mee en wijst je op eventuele valkuilen.

Voortbordurend op tip 2: veel verhuisbedrijven beschikken over een schat aan kennis en ervaring. Voor hen is een zakelijke verhuizing iets wat ze dagelijks doen. Je zou wel gek zijn om daar niet gebruik van te maken. Benader het verhuisbedrijf in een zo vroeg mogelijk stadium zodat je hier zo veel mogelijk van kunt profiteren. Het verhuisbedrijf denkt graag met je mee en wijst je op eventuele valkuilen.

Meer weten?

Ik ben ervan overtuigd dat jij als facility manager prima zelf een zakelijke verhuizing kunt organiseren. Zeker als het een relatief kleine verhuizing betreft. Het wordt echter een ander verhaal wanneer het gaat om een groot, complex verhuisproject. Het is dan verstandig om serieus te overwegen of het voor jouw organisatie wellicht beter is om een externe partij, als een interim facilitair manager, in te schakelen.

Stuur vooral een bericht, dan maken we een afspraak voor een persoonlijk gesprek en kijken we hoe je jullie zakelijke verhuizing het beste kunt coördineren.