Back to the office, maar nu echt! Hoe pak je dat aan?

De kogel is door de kerk. Tijdens de coronacrisis werkten veel medewerkers massaal vanuit huis. En ook nu alles weer een beetje normaal is, blijven ze dat grotendeels doen. Hybride werken, deels thuis en deels op kantoor, is door de meeste organisaties volledig omarmd. Wil je echter optimaal profiteren van de voordelen, dan zal je ook je facilitaire voorzieningen hier op aan moeten passen. Aan jou als facility manager de schone taak om nu het heft in handen te handen nemen. In deze blog benoem ik een aantal aandachtspunten waar je aan moet denken.

1. Creëer flexibele werkplekken

Als medewerkers deels vanuit huis werken, heeft niet iedereen meer een eigen werkplek nodig. Flexibele werkplekken die op verschillende momenten door meerdere medewerkers gebruikt kunnen worden, zijn dan een logische oplossing. In de praktijk zie ik dat medewerkers daar wel even aan moeten wennen, met name aan het ermee samenhangende clean desk policy. Om het voor medewerkers werkbaar te maken, zou het handig zijn om hun persoonlijke spullen privé ergens te kunnen op bergen.

Aangezien we niet kunnen voorzien in hoeverre we in de toekomst wederom coronamaatregelen kunnen verwachten, is het slim om daar bij het inrichten van de werkplekken al rekening mee te houden: is het bijvoorbeeld mogelijk om indien nodig 1,5 meter afstand van elkaar te bewaren?

2. Maak van je kantoor een sfeervolle en praktische ontmoetingsplek

Het kantoor wordt meer en meer de plek waar medewerkers vooral samenkomen om elkaar en eventueel klanten te ontmoeten. De inrichting moet deze functie dan ook wel ondersteunen. Geen zorgen, een ingrijpende verbouwing is niet altijd noodzakelijk. Met relatief kleine aanpassingen van de bestaande situatie kun je al veel bereiken en het medewerkers net wat makkelijker maken om goed met elkaar samen te werken en te communiceren.

3. Besteed aandacht aan de techniek

Niet iedereen werkt tegelijkertijd vanuit huis, wat tot gevolg heeft dat tijdens vergaderingen ook medewerkers online aansluiten. Hoe zorg je er dan voor dat iedereen zich toch betrokken voelt en verstaanbaar is? Er zijn allerlei technische hulpmiddelen die hier behulpzaam bij kunnen zijn dus maak daar vooral gebruik van. Misschien even wennen voor jou als facility manager om je daar mee bezig te houden maar geloof me, het is de tijd en moeite meer dan waard.

4. Ga slim om met het aantal m²

Aangezien veel medewerkers een aanzienlijk beperkter deel van hun werktijd op kantoor doorbrengen, is de kans groot dat het huidige kantoor deels niet meer wordt benut. Dit is een goed moment om inzichtelijk te maken wanneer wie op kantoor is. Op basis van dit overzicht kun je bepalen hoeveel m² per medewerker je in de nieuwe situatie echt nodig hebt. Ik ben ervan overtuigd dat je daar op kunt besparen, evenals wellicht op andere facilitaire voorzieningen als schoonmaak, vergaderfaciliteiten, parkeergelegenheid e.d.

Ik weet het, er zijn grote verschillen tussen bedrijven. In het ene bedrijf werkt 80% van de medewerkers thuis, in het andere bedrijf slechts 20%. Ook het tempo waarin coronamaatregelen worden afgebouwd, verschilt aanzienlijk. In het najaar kunnen we volgens mij dan ook pas definitief zien hoe het een en ander zich uitkristalliseert. Dat is wat mij betreft hét moment om daadwerkelijk knopen door te hakken.

Een andere rol voor jou als facility manager

De enorme toename van hybride werken verandert in mijn optiek ook jouw rol als facility manager. Natuurlijk, het is en blijft jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle medewerkers beschikken over de diensten en middelen die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Waar echter in het verleden het regelen van de werkplek thuis vaak werd overgelaten aan de medewerkers zelf, is de kans groot dat ook dit tot jouw takenpakket gaat behoren: van de IT voorzieningen (laptop, internetverbinding) tot alle benodigdheden om ergonomisch verantwoord te kunnen werken (statafel, beeldscherm verhoger, goede bureaustoel, etc.). De werkplek thuis wordt immers steeds meer gezien als een verlengstuk van het kantoor.

Meer weten?
Ik denk graag met je mee over een slimme inrichting van jullie kantoorpand. Stuur vooral een bericht (info@potholding.nl t.a.v. Melchior Blok), dan maken we een afspraak voor een persoonlijk gesprek. En bespreken we de mogelijkheden.